A. PENGERTIAN ARSIP
Istilah
Arsip diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives dalam bahasa
Inggris.
Ada
beberapa istilah arsip dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip,
yaitu :
·
Archea, artinya catatan / dokumen
mengenai pemerintahan
·
Archium, artinya peti untuk menyimpan
sesuatu
·
Archeon / Archeion, artinya balaikota
yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa latin
Menurut
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa
arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Sedangkan
warkat (surat) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu
hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Arsip
adalah kumpulan warkat/surat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/
perorangan yang bernilai guna yang disimpan secara sistematis dengan sistem
tertentu agar bila diperlukan bisa dengan cepat dan tepat ditemukan.
B.
SYARAT, PERAN, FUNGSI, DAN NILAI GUNA ARSIP
Syarat-Syarat
Arsip :
1. Kumpulan
warkat / surat
2. Bernilai
guna
3. Disimpan
dengan system tertentu
4. Bila
diperlukan dapat dengan cepat dan tepat diemukan
Peran
Arsip :
1. Sebagai
pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang
tentang suatu naskah tertentu
2. Sebagai
sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan
organisaisi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah
yang sedang dihadapi
3. Sebagai
bukti resmi, untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi
Fungsi
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 adalah :
1. Arsip
Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
2. Arsip
Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung
Nilai
guna arsip :
1. Nilai
guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga / instansi pencipta arsip.
Nilai guna Primer
meliputi :
a. Nilai
guna administrasi
b. Nilai
guna hokum
c. Nilai
guna keuangan
d. Nilai
guna ilmiah dan teknologi
2. Nilai
guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga / instansi lain atau untuk kepentingan umum.
Arsip nilai guna
sekunder meliputi :
a. Nilai
guna kebuktian
b. Nilai
guna informasional
C.
JENIS-JENIS ARSIP
Jenis-Jenis
Arsip :
·
Ditinjau dari kepentingannya :
1. Vital
record ( warkat sangat penting )
2. Important
record ( warkat penting )
3. Useful
record ( warkat penting )
4. Non
essential record ( warkat tidak penting )
·
Ditinjau dari fisiknya :
1. Arsip
tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan missal : surat dinas, akta, dll
2. Arsip
visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan seperti peta, relief, poster dan sebagainya
D.
PENGERTIAN KEARSIPAN
Kearsipan
adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan
menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat
ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
E.
KEGIATAN KEARSIPAN
Kegiatan
Penyimpanan (Filing) dan Penemuan Kembali (Finding) :
a. Kegiatan
penyimpanan ( Filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda
pelepas yang ditandai dengan tanda disposisidep ( Deponeren/simpan), pemberian
kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan kedalam folder
dan dimasukkan ke dalam Filling Cabinet
b. Kegiatan
penemuan kembali (Finfing), adalah kegiatan
yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi
masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada Daftar Klasifikasi,
hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanannya sesuai dengan kode
simpannya
Kegiatan
Penyelamatan :
a. Pengamanan,
yaitu untuk menjaga isi arsip itu tidak diketahui orang-orang yang tidak berhak
b. Pemeliharaan,
yaitu kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak
c. Perawatan
adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar dapat
digunakan kembali
Kegiatan
Penyusutan :
a. Penilaian/Pemindahan,
adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau jarang
digunakan. Kemudian arsip tersebut dipindahkan ke Unit Sentral
b. Pemusnahan,
adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang nilai gunanya telah hilang
c. Penyerahan,
adalah kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip
statis) ke Arsip Pusat/Arsip Nasional Daerah
Tujuan
Pengelolaan Arsip :
1. Memelihara
arsip dengan baik
2. Menyimpan
warkat dengan system yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali
3. Menyediakan
tempat penyimpanan yang mamadai
4. Menjamin
keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya
5. Memberikan
pelayanan peminjaman warkat dengan baik
F.
MASALAH KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA
Masalah
yang sering ditemukan dalam kegiatan Kearsipan :
1. Peneraan
sistem yang kurang cepat
2. Sarana
dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai
3. Pegawai
pengelolaan arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari
pimpinan dalam menjalankan tugasnya
4. Kehilangan
arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib
5. Jumlah
arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip
6. Kerusakan
arsip terjadi karena kurangnya perawatan
Cara
Pemecahannya :
1. Menggunakan
system penyimpanan arsip yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor tersebut.
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip :
·
Sistem abjad
·
Sistem masalah
·
Sistem nomor
·
Sistem tanggal
·
Sistem wilayah
2. Menyediakan
tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai
3. Menyeleksi
pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip
4. Menciptakan
prsedur peminjaman dan pengembalian arsip yang mamadai, missal dengan
menggunakan bon peminjaman arsip yang sering disebut Out Slip
Out Slip adalah sehelai kertas yang
berisi keretangan-keterangan yang digunakan sebagai pengganti warkat/arsip yang
dipinjam
G.
FILING SISTEM
Filing
Sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman
untuk penyimpanan arsip sehingga bila diperlukan dapat dengan cepat ditemukan
Tujuan
Filing Sistem :
1. Menghemat
waktu,
2. Menghemat
tenaga
3. Menghemat
tempat
Ciri-Ciri
Filing Sistem yang Baik :
1. Tidak
memakan tempat, letak ( lay out) dibuat
seefektif dan seefisien mungkin
2. Sederhana
dan praktis, mudah dilaksanakan dan tidak berbelit belit
3. Mudah
dicapai
4. Ekonomis
5. Cocok
dan tepat guna
6. Fleksibel
7. Klasifikasi
yang khusus
8. Aman,
bebas kerusakan karena penyimpanan
Sarana
Filing Sistem
1. Daftar
klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokan arsip secara
sistematis berdasarkan kegiatan, sifat dan tujuan organisasi
2. Kode
arsip adalah tanda pengenal pengganti nama/masalah/wilayah dari daftar
klasifikasi
3. Indeks
adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai penunjuk untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip
H.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
1. Filing
Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip.
Macam macam filing
cabinet :
·
Lateral filing cabinet
·
Drawer type filing cabinet
2. Guide
adalah sekat penunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran
tertentu yang memuat kode pada tab nya, yang berfungsi sebagai pembatas
·
Guide besar berukuran 36 x 25 cm
·
Guide kecil berukuran 16 x 11 cm
3. Folder
adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang dipergunakan untuk menyimpan
warkat, ditempatkan di belakang guide.
Ada 4 macam folder :
·
Brief ordner
·
Stofmap
·
Snelhechter
·
Hanging map/map gantung
4. Rak
sortir, berguna untuk memisahkan surat/warkat yang diterima
5. Kartu
indeks, yaitu kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang di dalamnya memuat data
tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk
memudahkan penemuan kembali arsip
6. Laci
kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan
abjad
